Utskick via e-post

InSurvey finns flera sätt att distribuera en enkät, t ex genom öppen länk, e-postutskick och SMS-utskick. I denna guide går vi igenom hur man gör ett e-postutskick från InSurvey. Utskick via e-post är tvådelat; dels behövs ett e-postmeddelande och dels behöver utskicket genomföras. 

Nedan går vi igenom bägge stegen:

• Skapa och redigera e-postmeddelanden
• Genomföra utskick

Förberelser

För att kunna göra ett utskick behövs respondenter. Dessa kan t ex skapas manuellt eller importeras. Läs mer här om hur man importerar respondenter.

Skapa och redigera e-postmeddelanden

Funktionen för meddelanden återfinns i knapplistan längst upp på sidan:

Här har du möjlighet att både se tidigare skapade meddelanden och att skapa nya, uppdatera befintliga samt ta bort meddelanden.

Ett e-postmeddelande har fyra fält:

• Namn
  Detta fält används enbart för intern identifiering av meddelandet i InSurvey och kommer inte synas i själva utskicket.
• Språk
  Meddelanden kan vara flerspråkiga. Vi skapande av ett nytt meddelande välja man här vilket språk meddelandet skapas i. När meddelandet sedan editeras kan flera språk läggas till.
• Ämne
  Detta är e-postmeddelandets ämne.
• Innehåll
  I denna stor textruta skriver man e-postmeddelandets innehåll. Denna editor har enklare formateringsfunktioner, som t ex fet och kursiv stil, rubriker och listor.

Observera!

Om man bjuder in till t ex en enkätundersökning är det viktigt att komma ihåg att ta med länken till formuläret. Detta görs genom att en tagg läggs till i meddelandet. Denna tagg kan placeras var som helst och genom att klicka på nedanstående ikon läggs taggen i texten där man arbetar: 

När denna länk är importerad ser den ut såhär i texten:  $IS:FORM$. Denna tagg kommer att ersättas med varje respondents unika länk vid utskicket.

Man kan även variabeltrycka e-postmeddelanden så att respondentens bakgrundsdata skrivs in i meddelandet. Detta görs genom funktionen Infoga respondentmetadata.

Genomföra utskick

För att göra ett e-postutskick klickar du på knappen för utskick i knapplisten i ovankant:

I ovankant i editorn för utskick kan du välja om utskicket ska skickas direkt, schemaläggas till ett senare tillfälle eller vara återkommande:

Vid ett nytt utskick behöver följande fält fyllas i (vissa av dem kan vara automatiskt ifyllde av InSurvey):

• Urval av respondenter
  Här väljer du vilka respondenter som ska ingå i utskicket. 
  • Alla ej tidigare inbjudna (Inbjudan)
    Detta fasta filter inkluderar respondenter som inte har fått ett tidigare utskick. Endast respondenter i skede "Ej påbörjade" och "Påbörjade" inkluderas. Inaktiverade respondenter exkluderas.
  • Alla ej slutförda (Påminnelse)
    Detta fasta filter inkluderar respondenter som har fått ett tidigare utskick. Endast respondenter med i skede "Ej påbörjade" och "Påbörjade" inkluderas. Inaktiverade respondenter exkluderas.
  • Aktuellt filter
    etta dynamiska filter filtrerar respondenterna helt baserat på det aktuella respondentfiltret i vyn. Alla respondenter som visas i respondentlistan, oavsett exempelvis skede och status, kommer att inkluderas i filtret.
  • Markerade respondenter
    Endast de respondenter som är markerade i respondentlistan inkluderas.
• Meddelande
  I det fall det finns flera meddelanden väljs meddelande här. Finns enbart ett är detta förvalt av InSurvey.
• Meddelandespråk
  Om meddelanden är skapade på flera språk och respondenterna har bakgrundsdata som avgör deras önskade språk, kan detta matchas här. Annars är denna förvald av InSurvey. Under Kvittens visas hur många respondenter som kommer få meddelandet på dess eventuella olika språk.
• Avsändarnamn
  I detta fält fyller du i vem som ska stå som avsändare av e-postmeddelandet. Avsändaradressen är som standard noreply@insurvey.com om ingen annan är specifikt konfigurerad för er som kund.

När alla fälten är ifyllda genomför man utskicket genom att klicka på knappen "Skicka".

Utskickshistorik

Information om varje utskick sparas och kan finnas under Distribution / Tidigare utskick.