Användare i InSurvey
I InSurvey finns tre användartyper: Användare av InSurvey (härefter refererat till som administratörer), Användare av respondentapp och Serviceanvändare. Administratörer arbetar i administrationsgränssnittet med att skapa formulär, distribuera utskick och ta fram rapporter. Respondentapp-användare loggar i stället in i en specifik respondentapp för att exempelvis besvara bestämda formulär. Serviceanvändare är konton avsedda för API-integration mellan InSurvey och andra system.
Användare av InSurvey (administratörer)
Administratörer loggar in på InSurveys ordinarie inloggningssida. Standardinloggningen är e-postadress och lösenord. Single Sign-On kan aktiveras per kund; Azure AD är vanligast och hanteras av er IT i samråd med InSurvey.
Användare av respondentapp
En respondentapp-användare är alltid kopplad till en (1) respondentapp och loggar in via respondentappens särskilda adress, som skiljer sig från administrationsgränssnittet. Adressen brukar delas av ansvarig administratör.
Samma e-postadress kan återanvändas för att skapa separata konton i flera olika respondentappar. Varje konto är ändå knutet till sin app, vilket gör att data och arbetsflöden inte blandas.
Exempel: En fältarbetare kan ha ett konto i “Butiksobservationsappen” och ett annat i “Kundintervjuer”—båda med samma inloggningsuppgifter, men separata roller och data i respektive app.
Serviceanvändare
Utöver administratörer och respondentapp-användare finns en tredje användartyp: serviceanvändare. En serviceanvändare är inte en person, utan ett konto som är avsett för API-integration – det vill säga när ett annat system ska kommunicera automatiskt med InSurvey, till exempel för att hämta eller skicka data.
Serviceanvändare skapas som en egen användartyp under Användare och team. Eftersom kontot är avsett för systemintegration är det mer begränsat än ett vanligt användarkonto – samtliga fält och funktioner går inte att redigera.
Viktigt om lösenordet: när du skapar en serviceanvändare visas lösenordet bara en gång och kan inte ändras i efterhand. Kopiera därför lösenordet och spara det på ett säkert ställe innan du skapar användaren.
Är du osäker på om ni behöver en serviceanvändare, eller hur en integration ska sättas upp, hjälper supporten dig gärna.
Sammanfattning
Administratörer arbetar i InSurveys administrationsgränssnitt, kan använda SSO (vanligen Azure AD) och måste alltid ingå i minst ett team som styr vad de ser och kan göra. Respondentapp-användare arbetar i en särskild app, är kopplade till exakt en app i taget och kan vid behov ha separata konton i flera appar med samma inloggningsuppgifter. Utöver dessa finns serviceanvändare, som inte är personer utan konton avsedda för API-integration. En serviceanvändare är mer begränsad, och dess lösenord visas bara en gång vid skapandet och kan inte ändras i efterhand.
Behöver ni hjälp med teamstruktur, behörigheter, SSO, integration eller inloggningsadress till en respondentapp? Kontakta gärna supporten.
Alla användare måste tillhöra minst ett team. Ett team motsvarar ofta en avdelning, enhet eller projektgrupp och styr främst synlighet (vilka andra användare och objekt man ser). Användare och team hanteras av administratörer med specifika funktionsrättigheter.
Exempel: Om en rapport delas till teamet “Region Väst” ser alla administratörer i “Region Väst” rapporten enligt de rättigheter som delats. Det går även att ställa in att eventuella underliggande Team ska se rapporten. Läs mer under Hantera behörigheter.
Så här skapar du en användare i InSurvey
1. Gå in under Användare och team och skapa en ny användare genom att klicka på knappen Skapa användare.
2. Distribuera sedan uppgifterna i en säker form till den nyskapade användaren - alternativt skicka länken till inloggningssidan och be den nya användaren använda funktionen "Glömt lösenord".