Import av svar via importmall

Denna artikel guidar dig stegvis genom processen att importera svar till InSurvey via vår generella importmall.

Observera! Du kan inte direkt ladda upp en exportfil från ett annat system utan behöver först ladda ner importmallen från InSurvey och sen fylla mallen med data genom att t ex kopiera in värde från din exportfil eller skriva in värden manuellt. 

Du behöver säkerställa så att data från din exportfil passar in i importmallen, vissa justeringar behöver troligen göras. När du genomfört importen är det viktigt att du kvalitetssäkrar importen genom att t ex jämföra rapporterna från ditt andra system med InSurveys rapporter.

Tips! Om du önskar att importera respondenter utan svar, rekommenderar vi att du istället följer vår guide för Import av respondenter.

1. Skapa ett nytt formulär

Innan du kan importera svar behöver skapa ett formulär som innehåller de frågor vars svar du önskar importera. Skapa ett nytt formulär och lägg till frågorna.

Tips! Här kan du hitta alla artiklar kring hur du arbetar med formulär.

Observera! Om du importerar svar från en annat system, var noggrann med att alternativen i flervalfrågor och matris har samma namn som ditt andra system. Alternativ som har felaktiga namn kommer att

2. Lägg till bakgrundsdatafält

Bakgrundsdata är information du vet om respondenten redan innan dess svar lämnas in t.ex. så brukar e-post, ålder, för- och efternamn var vanliga bakgrundsdatafält. Skapa de bakgrunsdatafält du önskar importera ihop med dina respondenter och svar.

Tips! Läs gärna vår mer detaljerade guide om hur du hanterar bakgrundsdata.

1. Gå till Distribution och datainsamling i den svarta listan längst ner på sidan.

2. Klicka på databasikonen:

3. Klicka på knappen Skapa

4. Ange Namn, Datatyp, Innehåller personuppgifter och klicka sen på knappen Skapa.

3. Ladda ner importmallen

Nu är det dags att ladda ner importfilen som du ska fylla med dina respondenter, bakgrundsdata och svar.

1. Klicka på molnet med pilen uppåt:

2. Klicka på knappen Importmall:

3. Klicka i Vill du importera svar?: Ja och klicka sen på Ladda ner.

4. Fyll importmallen med data

Fyll mallen med dina svar och bakgrundsdatavärden på det sätt som passar dig bäst t ex genom att kopiera och klistra in från en annan fil eller genom att skriva in dina önskade värden manuellt.

Utöver bakgrundsdata och svar kan följande fast fält anges. Det är bra att ange värde för dessa fält så långt det går, detta för att kunna använda alla funktioner i InSurvey. Med hjälpa av dessa fält kan respondenterna analyseras på samma sätt som respondenter som skapats som direkt i InSurvey.

Observera! Om du inte vill eller kan ange något av nedanstående fält, låt fälten ligga kvar i importfilen utan värden, som tomma celler.

Tips! Med standardvärde menas det värde som används automatiskt ifall inte något värde anges i importfilen.

Exempelfil

Nedan ser du en ifylld exempelfil , i exemplet kan du se hur data ska anges i importmallen. Först kommer 5 stycken fast fält som beskrivs ovan, sedan kommer dina bakgrundsdatafält, efter bakgrundsdatafälten kommer dina frågor.

Tips! Klicka på bilden nedan för att se en förstorning.

5. Ladda upp importmallen

När du fyllt importmallen med data går du vidare genom att ladda upp filen. 

1. Klicka på molnet med pilen uppåt:

2. Klicka på Ladda upp fil:

3. Välj mallen som du precis fyllde med data.

6. Matcha kolumner

Nu kommer InSurvey automatiskt försöka koppla ihop dina kolumner i importmallen mot de bakgrundsdatafält du skapat. Har du använt mallen korrekt kommer alla kolumnerna automatiskt kopplas ihop enligt nedan. 

Klicka på Nästa för att gå vidare.

7. Datavalidering av importmallen

Nu valideras innehållet i importmallen. Om importmallen innehåller några fel (t ex en felaktig e-postadress eller telefonummer) visas ett rött felmeddelande och felen i filen visas i en lista under. I listan ser du vilken rad i Excelfilen som innehåller felaktig data och anledning till att värdet i cellen är felaktigt.

Rätta till valideringsfelen i importmallen och klicka sen på knappen Avbryt och börja om När du startar om importen hamnar du på steg 5. Ladda upp importmallen och du kan då ladda upp den korrigerade importmallen och försöka igen.

Om det inte finns några valideringsfel och alla värden i filen är giltiga visas en grön ruta, klicka på knappen Importera för att gå vidare och genomföra importen.

8. Respondenterna importeras

Nu importeras dina respondenter, bakgrundsdata och svar. När importen är klar uppdateras respondentlistan automatiskt.

Tips! Om din importmall innehåller många rader kan importen ta några minuter.  Vill du se detaljerad information kring importens skede klickar du på knappen Visa status.

9. Importen klar!

Nu är dina respondenter, bakgrundsdata och svar importerade! Du kan nu arbeta med dina respondenter som vanligt i respodentlistan och analysera svaren i analysen. 

Observera! I respondentlistan visas inte svaren direkt. Exportera dina respondenter eller skapa en rapport för att titta på svaren du precis importerade. Det är alltid en bra ide att kvalitetssäkra de importerade svaren mot ditt andra system för att säkerställa att all bakgrundsdata och svar importerade så som du tänkt dig.

Tips! Läsa gärna vår guider om hur hur du exporterar respondenter och skapar rapporter och analyserar dina svar.