Exportera rapport

OBS! Den här artikeln handlar om export från rapportvyn i administrationen. Det är inte samma sak som exportknappen i en utdelad rapport. I en utdelad rapport laddas filen ner direkt och formatet styrs av delningens inställningar, medan en export från rapportvyn beställs och hämtas i efterhand med de val som beskrivs nedan.

Som administratör kan du exportera en rapport till en fil – till exempel Word, Pdf eller Excel – för att dela eller arkivera den utanför InSurvey. Exporten sker i bakgrunden: du beställer den, och den färdiga filen dyker upp i en lista när den är klar.

Så exporterar du en rapport

  1. Öppna rapporten.
  2. Markera i panelen Rapportinnehåll vilket innehåll som ska ingå (se nedan).
  3. Klicka på exportknappen i verktygsraden, eller välj Exportera i menyn för ett segment för att förvälja det segmentet.
  4. Panelen Exportera öppnas till höger. Välj Filtyp och eventuella övriga alternativ.
  5. Klicka på Exportera. En bekräftelse visas om att rapporten är beställd.
  6. Hämta den färdiga filen i listan under Tillgängliga exporter när den är klar (se nedan).

Exportalternativ

  • Filtyp – Microsoft Word (.docx), Adobe Pdf (.pdf) eller Microsoft Excel (.xlsx). Microsoft Word är förvalt.
  • Segment – Visas om rapporten har segment. Du kan välja ett eller flera segment att exportera. Öppnade du exporten från ett segment är det redan förvalt.
  • Egen dokumentmall – För Microsoft Word och Adobe Pdf kan du ladda upp en egen Microsoft Word -mall (.docx) för just den här exporten. Mallen gäller bara denna export.
  • Bilägg fritextsvar – för Microsoft Word och Adobe Pdf . Bifogar fritextsvaren som en bilaga. Förvalt är Ja.

Tips! Exporten görs på det språk som är valt i rapportvyn. Vill du exportera på ett annat språk byter du språk i rapporten innan du beställer exporten.

Rapportens standardmall för Microsoft Word anger du i rapportens inställningar under Stilmall för dokumentexport. Egen dokumentmall i exportpanelen ersätter den tillfälligt för den enskilda exporten.

Välja vilket innehåll som ingår

Vilket rapportinnehåll som exporteras styrs av kryssrutorna i panelen Rapportinnehåll. Från början är allt synligt innehåll markerat, medan dolt innehåll är omarkerat – men du kan markera även dolt innehåll för att få med det i exporten.

OBS! Minst ett rapportinnehåll måste vara markerat. Är inget valt kan rapporten inte exporteras, och exportpanelen visar i stället en påminnelse om detta.

Hämta den färdiga exporten

När du klickat på Exportera skapas filen i bakgrunden. Den laddas alltså inte ner direkt, utan visas under Tillgängliga exporter i exportpanelen så snart den är klar.

  • Listan uppdateras inte automatiskt – klicka på uppdatera-knappen för att se nya exporter.
  • För varje export ser du filtyp, hur länge filen är tillgänglig och antal rapporter, samt en knapp för att ladda ner den.
  • Väljer du flera segment kan en beställning ge flera rapportfiler.

OBS! Exporterade filer är tillfälliga och tas bort efter 24 timmar. Ladda ner filen medan den är tillgänglig, och beställ en ny export om den har försvunnit.