Formulärgrupper
Formulärgrupper är ett sätt att organisera dina formulär. En grupp fungerar som en mapp där du kan samla formulär som hör ihop – till exempel per projekt, avdelning, kund eller ämnesområde.
Formulärgrupper kan bland annat användas till att:
- Skapa struktur – håll ordning på många formulär genom att samla dem i grupper och undergrupper.
- Samarbeta – dela ut en grupp till andra användare och team, så att alla som arbetar med samma sak får åtkomst till formulären i gruppen.
- Styra behörigheter – rättigheter som sätts på en grupp ärvs av innehållet, vilket gör det enkelt att ge rätt personer tillgång till rätt formulär.
Ett och samma formulär kan finnas med i flera grupper samtidigt, utan att det kopieras – det är samma formulär som visas på flera ställen.
Ska ny grupp
I menyn som har rubriken Grupper, klicka på de tre prickarna, välj sen Skapa ny grupp:
Den nya gruppen namnger du i dialogrutan och klickar sedan på Skapa. Den nyskapade gruppen listas sedan under rubriken Grupper i vänsterkant:
Grupper är hierarkiska och kan således innehålla undergrupper. För att skapa en grupp i en befintlig grupp klickar du på den aktuella gruppens meny och väljer Skapa ny grupp, alternativt klickar på gruppen för att välja den och sedan klickar på Skapa ny grupp till höger om gruppens namn:
Ta bort en formulärgrupp
När du inte längre behöver en grupp kan du ta bort den. Det gör du genom att klicka på gruppens meny (de tre prickarna) och välja Ta bort.
Du får därefter en kontrollfråga om du verkligen vill ta bort gruppen. Bekräftar du så försvinner gruppen ur listan.
Endast en tom grupp kan tas bort. En grupp går bara att ta bort när den inte innehåller några formulär. Ligger det formulär i gruppen behöver du först flytta eller ta bort dem – därefter kan gruppen tas bort.
Bra att veta: att ta bort en grupp raderar inte själva formulären. Formulären ligger i gruppen som genvägar, så när gruppen tas bort finns formulären kvar under Mina formulär för ägaren, samt i eventuella andra grupper de ingår i.
För att kunna ta bort en grupp behöver du vara ägare av gruppen eller ha rättigheten Administrera till den.
Placera formulär i en grupp
Grupper kan innehålla både undergrupper och formulär. Ett formulär kan samtidigt finnas med i flera grupper.
Ett formulär kan placeras i en grupp på två olika sätt:
Skapa ett formulär direkt i gruppen
För att skapa ett formulär i direkt gruppen klickar du först på gruppen för att sedan klicka på Skapa nytt formulär till höger som gruppens namn i överkant:
Viktig information: Ett formulär som skapas av dig i en grupp har fortsatt dig som ägare. Däremot har gruppen fått rättigheter till formuläret som gör att formuläret även listas i gruppen. Detta ger att även om du skapar ett formulär direkt i en grupp, så kommer det vara åtkomligt av din användare även under Mina formulär.
Lägga till ett befintligt formulär i en grupp
Du kan enkelt "dra in" ett befintligt formulär in i en grupp. Detta gör du genom att ta tag i handtaget för ett formulär och sedan släppa detta på gruppen du önskar lägga till formuläret i: 
I InSurvey kallas detta för att skapa en genväg till formuläret från gruppen och när du släpper ett formulär på en grupp får du följande fråga:
Detta ger gruppen rätt till det aktuella formuläret och detta är således åtkomligt via gruppen. Formuläret kommer dock fortsatt även listan under dina Mina formulär.
OBS! Handtagen för att dra ett formulär visas alltid under Mina formulär och i vissa fall i dina grupper. Handtaget visas aldrig under Tilldelade formulär.
Ta bort formulär i grupp
Önskar du ta bort ett formulär ur en grupp kan du enkelt göra detta. Detta görs genom att klicka på gruppen samt leta rätt på formuläret i tabellen. Klicka sedan på knappen för att ta bort formuläret: 
Du kommer då att få frågan om du önskar ta bort formuläret från gruppen: 
När ett formulär tas bort från en grupp tas gruppens rättigheter till formuläret bort. Däremot kommer formuläret fortsatt att finnas kvar under eventuella andra grupper samt under Mina formulär för den användare som är ägare av gruppen.
Dela ut grupper
Grupper (och dess undergrupper) kan enkelt delas ut till andra användare och team. På så sätt kan du enkelt skapa olika samarbetsplattformar för t ex olika projekt eller förvaltningar.
För att dela ut en grupp klickar du först på gruppen, för att sedan välja Rättigheter till grupp till höger om gruppens namn:
I rutan som öppnas kan du ställa in vilka användare och vilka team som ska ha rätt till gruppen. Detta går givetvis att ändra över tid. Om du klickar på denna knapp utan att ha rättigheten Administrera kommer du här enbart kunna se gruppens rättigheter. Rättigheter som ställs in för en grupp, kommer att ärvas av det underliggande innehållet i gruppen såsom formulär och undergrupper.
En grupp som har flera behöriga användare än du visas ut i listan som utdelad genom att dess ikon har blivit ändrad: 